Política de tratamiento de datos personales
PLATAFORMAS OPTIMUS
1. IDENTIFICACIÓN Y ROLES EN EL TRATAMIENTO
Para efectos de la presente política y en cumplimiento de la normativa de protección de datos personales, se definen los siguientes roles:
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: OPTIMUS HIGH TECH S.A.S. (en adelante «OPTIMUS»), identificada con NIT 901.684.785-6 y OPTIMUS HIGH TECH PY identificada con 80134353-4 (en adelante «OPTIMUS»). OPTIMUS actúa como proveedor tecnológico que procesa la información por cuenta de sus clientes (Suscriptores).OPTIMUS es distribuidor autorizado de la plataformas OPTIMUS, cuyo creador y titular es la sociedad CVBUTLER TECH LLC, sociedad constituida conforme a las leyes del Estado de Florida, Estados Unidos de América.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Es el SUSCRIPTOR (Copropiedad, Administración o Empresa de Seguridad) que contrata la plataforma. El Suscriptor es quien determina autónomamente qué datos recolectar, para qué finalidades y es el único obligado a obtener la autorización de los titulares.
2. GLOSARIO
Para la interpretación de esta política, se aplican las siguientes definiciones legales:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Datos relativos al estado civil, profesión, oficio, etc.
Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (ej. biometría, salud, orientación política).
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. (En este caso: OPTIMUS).
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. (En este caso: EL SUSCRIPTOR/COPROPIEDAD).
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento (Residentes, visitantes, empleados).
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. MARCO LEGAL Y APLICACIÓN TERRITORIAL
Esta política se rige por la Constitución Política de Colombia (Art. 15), la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. En el marco de la expansión en LATAM, OPTIMUS aplica estos estándares a sus operaciones en Paraguay y Venezuela, garantizando que ante la ausencia de una ley local específica o en caso de conflictos normativos, prevalecerá la protección más favorable al Titular y los estándares internacionales de seguridad.
4. CLARIDAD DE ROLES: EL SUSCRIPTOR COMO ÚNICO DECISOR
El Suscriptor (Bodega, Centro Comercial, Zona Franca, Copropiedad, Administradora o Empresa de Seguridad) que es el Responsable del Tratamiento. Como tal, es quién:
Decide qué datos se solicitan en los formularios de la App.
Establece la finalidad de la recolección para los fines que contrata la plataforma.
Debe obtener la autorización de los residentes, visitantes, usuarios finales, sus empleados, proveedores, clientes y cualquier persona del que él recolecta datos antes de ingresarlos al sistema. OPTIMUS, como Encargado, se limita a procesar, almacenar y custodiar técnicamente dicha información siguiendo las instrucciones del Suscriptor.
CATEGORÍAS DE DATOS Y SENSIBILIDAD
Datos Generales: Se tratan datos como: Nombre y apellidos; correo electrónico; número de unidad residencial u otro identificador funcional equivalente; datos contractuales y de facturación; credenciales de acceso a la plataforma para usuarios autorizados, departamento, oficina, cargo.
Datos Sensibles: OPTIMUS no solicita datos sensibles. Si el Suscriptor (Responsable) decide recolectarlos (ej. biometría), debe informar al titular su carácter facultativo y asegurar el cumplimiento de las medidas legales reforzadas.
Menores de Edad: El registro de datos de menores de 18 años requiere el consentimiento expreso de sus padres o representantes legales.
5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos se recolectan para:
Seguridad: Control de accesos, registro de visitantes y videovigilancia. Las imágenes y datos de portería sirven como evidencia en procesos judiciales o investigaciones internas.
Comunicación: Citofonía virtual, envío de circulares, gestión de correspondencia y reservación de áreas comunes.
Interacciones Tecnológicas: Soporte técnico y seguridad
Participación: Uso de módulos o votaciones, donde el contenido generado no se considera confidencial frente a la comunidad o la administración.
Así como Ejecutar y mantener la relación contractual con clientes, proveedores y trabajadores; b) Prestar los servicios de acceso y uso de la plataforma OPTIMUS; c) Gestionar procesos administrativos, contables y de facturación; d) Brindar soporte técnico y operativo; e) Evaluar la calidad del servicio; f) Cumplir obligaciones legales y contractuales.
En ningún caso los datos personales serán utilizados para finalidades distintas a las aquí descritas.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular tiene derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente al Responsable o Encargado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Suscriptor.
Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal de permanencia.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
7. DEBERES DE LAS PARTES
Del Suscriptor (Responsable): Garantizar que el dato sea veraz, obtener la autorización legal y atender de fondo las solicitudes de los residentes.
De OPTIMUS (Encargado): Conservar la información bajo condiciones de seguridad, realizar oportunamente la actualización o rectificación de datos a solicitud del Responsable y garantizar al Titular el derecho de Hábeas Data.
8. EXONERACIONES Y SEGURIDAD
Responsabilidad de Contraseñas: El usuario es el único custodio de su clave. OPTIMUS no responde por accesos no autorizados por pérdida o préstamo de credenciales.
Servicios de Terceros: OPTIMUS no responde por el tratamiento de datos que realicen proveedores externos (ej. empresas de mantenimiento o domicilios) contactados mediante la App.
Datos de Menores: El tratamiento de datos de niños/niñas sólo es lícito si proviene del representante legal y cumple con el interés superior del menor.
9. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS
El Titular o sus causahabientes pueden enviar una solicitud a legal@optimuscasa.com.
Consultas: Se resolverán en máximo 10 días hábiles (prorrogables por 5 más).
Reclamos: Se resolverán en máximo 15 días hábiles (prorrogables por 8 más). Si el reclamo está incompleto, se pedirá subsanar en 5 días; tras 2 meses sin respuesta, se entenderá desistido.
10. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL
El Titular autoriza expresamente la transmisión de sus datos a servidores de Microsoft Azure ubicados en Estados Unidos, los cuales cuentan con certificación de puerto seguro y estándares elevados de ciberseguridad.
11. MEDIDAS DE SEGURIDAD
OPTIMUS adopta medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales, incluyendo:
-Uso de infraestructura cloud especializada;
-Control de accesos mediante roles y credenciales;
-Cifrado de la información en tránsito;
-Restricción de acceso a personal autorizado.
OPTIMUS no garantiza la realización de respaldos periódicos de la información de los suscriptores, cuya gestión corresponde al Responsable del Tratamiento, conforme a lo estipulado contractualmente.
12. VIGENCIA
La información personal tratada a través de la plataforma OPTIMUS CASA se mantendrá disponible por un período de hasta doce (12) meses, conforme al contrato de prestación de servicios.
Los datos personales tratados por OPTIMUS en su calidad de Responsable serán conservados durante el tiempo que subsista la relación contractual y por los plazos adicionales exigidos por la ley.